PDD; Pekerjaan Kompleks yang Tak Relevan Lagi

Teman-teman pembaca, mungkin dari kalian ada yang tidak asing dengan judul diatas. Benar, kali ini saya akan mengajak kalian terutama yang pernah kuliah dan merasakan kerasnya kehidupan organisasi atau panitia. Berbicara mengenai organisasi dan kepanitiaan, pasti banyak dari kalian yang punya cerita masing-masing, ada susah dalam hal pendanaan, ada yang susah dalam mengelola anggota, dan ada yang mendapat pacar selama kepanitiaan (hal terakhir tidak berlaku buat saya pribadi). Perasaan campur aduk yang kita rasakan selama kepanitiaan terutama, akan terbayarkan ketika acara yang kita kawal dari awal sampai akhir itu berjalan lancer dan sukses selama hari-H tanpa ada kurang suatu apapun. Pada pembahasan kali ini saya akan mengajak kalian ke suatu divisi dalam setiap kepanitiaan di kampus, yaitu divisi PDD atau Publikasi, Dekorasi, dan Dokumentasi (Tiap kampus bisa beda-beda namanya, tergantung kampusnya masing-masing). Well mendengar nama tersebut sepertinya divisi ini paling enak ya, paling enjoy kerjanya, dan cukup pegang kamera atau jago editing juga bisa, tapi perkiraan itu tidak selamanya benar. Lebih baik, saya ajak kalian mendalami divisi yang satu ini.

 Mungkin dari kalian ada yang berpendapat “Divisi acara lebih kompleks tugasnya!” “Ehh divisi perlengkapan paling capek uy, jangan lupakan jasa-jasa kami!” dan perdebatan lainnya. Well, sekali lagi, ini hanyalah opini pribadi saja, sehingga kalian bebas mau berpendapat divisi mana yang paling capek (Padahal divisi Danus lah yang paling capek, kalau nggak ada uang, kegiatan nggak bakalan jalan. Semuanya serba uang). Lalu, divisi PDD ini tugasnya ngapain aja sih? PDD kalau dilihat dari kepanjangannya adalah Publikasi, Dekorasi dan Dokumentasi. PDD bertanggungjawab mengenai bagaimana pempublikasian kegiatan, bagaimana desain dekorasi pada saat kegiatannya, dan mendokumentasikan kegiatan. Dari ketiga kalimat kepanjangannya saja sudah terdengar sangat kompleks pekerjaan divisi ini menurut saya. Bagaimana tidak, seorang PDD harus paham dan punya ide konsep bagaimana kegiatan itu dipublikasikan, bagaimana konten-konten yang harus ada dalam publikasi tersebut, bagaimana bentuk dekorasi yang cocok untuk hari-H, dan bagaimana mengemas mentahan video-video yang sudah terdokumentasikan menjadi sebuah video yang epic, serta bagaimana desain grafis dan marchedise untuk panitia dan peserta yang unik dan menarik. Udah lumayan capek ya, walaupun nantinya di divisi tersebut anggotanya yaa juga nggak banyak-banyak amat, dan bahkan terkesan terpinggirkan.

Selanjutnya adalah, saya ingin membahas juga terkait aspek Dekorasi yang harusnya tidak berada di PDD dan basic-basic skill yang harus dikuasai oleh seorang PDD. Terkait dengan aspek dekorasi, menurut saya pribadi harusnya tidak berada di ranah PDD dan harusnya berada di ranah Divisi Perlengkapan, kenapa?

1.   Dekorasi biasanya terkait dengan barang-barang yang diperlukan, terkait dengan denah lokasi acara, dan berkaitan dengan aspek pekerjaan yang cukup membutuhkan fisik yang bagus. Selama saya menjadi anggota PDD dahulu, kebanyakan anggotanya adalah perempuan, sehingga tenaga yang digunakan mau tidak mau perempuan-perempuan ini harus turun tangan mengangkut-angkut barang dan perlengkapan. Sedangkan Divisi Perlengkapan biasanya kebanyakan anggotanya adalah Laki-Laki, sehingga tenaganya cukup dibutuhkan untuk angkut-angkut barang dan perlengkapan dekorasi.

2.  Tidak ada sangkut pautnya ya, PDD kan enak disebutin nama divisinya, kalau huruf “D”-nya hilang satu, jadinya PubDok atau PD saja. Memang tidak terdengar nyaman didengar, namun tidak ada sangkut pautnya ranah kerja dekorasi dengan ranah kerja desain grafis dan perkara dokumentasi.

3.  Harusnya anak-anak PubDok ini fokus pada urusan yang berkaitan dengan editing grafis, menejemen publikasi di sosial media, penentuan vendor terbaik untuk marchedise panitia dan peserta, dan pemenuhan perlengkapan media baik kameradan fasilitas lainnya yang mendukung. Tidak berfokus dalam penentuan layout dekorasi dan penetuan kelengkapannya, karena hal-hal tersebut harusnya diurus oleh Divisi Perlengkapan atau Divisi Lapangan yang sudah mengetahui tempat pelaksanaan acara.

4.  Ini lebih ke alasan logisnya sih, PDD sudah banyak ranah pekerjaanya, sehingga sudah selayaknya berbagilah pekerjaan dengan beberapa divisi. PDD sudah capek mengurus berkaitan publikasi sebelum acara dan editing grafis lainnya, dan masih harus ditambah dengan mengurus permasalahan dekorasi tempat, membuat anggota PDD cukup stress menurutku. Walaupun, pada saat rapat keseluruhan, anggota divisi lain menjanjikan akan membantu bila ada yang perlu dibantu, tapi kami (Divisi PDD) tidak mungkin meminta bantuan anggota lainnya setiap saat, karena mereka juga pasti sibuk dengan pekerjaan mereka.

Penjabaran terkait ranah dekorasi sudah selesai dijelaskan, selanjutnya saya akan membahas terkait skill yang perlu ada dalam anggota PubDok. Well, sepanjang saya menjadi anggota PDD kebanyakan anggota hanya memiliki skill editing dan operator kamera saja. Padahal banyak skill yang diperlukan untuk menseleksi anggota PubDok seperti :

1.  Menejemen Sosial Media. Hal ini digunakan untuk bidang Publikasi kegiatan kita, sehingga seorang yang mampu melakukan menjemen social media ini dapat dengan mudahnya untuk mengatur kegiatan bersosial media suatu kegiatan, seperti penentuan hari untuk upload konten, isi dari konten yang akan dipublikasi, dan lain sebagainya. Ngomong-ngomong skill copywriting juga diperlukan

2.    Editing Grafis dan Foto/Video. Hal ini sangat-sangat diperlukan untuk menunjang kegiatan dari PubDok, dimana Editing grafis ini akan menentukan bagaimana logo kegiatan yang sesuai, bagaimana desain grafis poster, benner dan backdrop (poster latar besar untuk kegiatan), serta desain marchedise panitia baik itu kaos kegiatan, kartu tanda pengenal panitia, dan lain sebagainya. Untuk kebutuhan peserta seperti kaos atau marchedise peserta terkadang anggota Pubdok inilah yang diminta untuk mendasain hal tersebut. Editing Video dan foto juga dapat membantu jalannya divisi ini, dimana nantinya dapat digunakan untuk kebutuhan konten publikasi di sosial media dan untuk arsip dokumentasi kegiatan untuk bagian dari promosi kepanitiaan tersebut (Re:Menjaring Anggota Selanjutnya).

3.    Skill Fotografi dan Videografi yang cukup. Walaupun, tidak setiap orang punya keahlian tersebut, minimal dapat melakukan pengoprasian kamera menjadi modal yang sangat berarti untuk divisi ini..

4.  Networking atau Jejaring. Hal ini digunakan untuk mencari vendor untuk keperluan kegiatan baik dari produksi apparel panitia dan peserta hingga percetakan media publikasi dan dekorasi lainnya. Hal tersebut dapat meminimalisir biaya yang dikeluarkan anggota. Namun kemampuan berjejaring ini tidak hanya dimiliki oleh divisi Humas, namun divisi PubDok juga dituntut untuk mampu menerapkan kemampuan ini. 

        

Akhirnya selesai sudahh tulisan uneg-uneg yang sudah cukup lama dipendam. Harapannya untuk para anggota dan calon anggota dari divisi ini dapat dengan bijak memilah mana skill yang diperlukan. Serta pandangan saya mengenai aspek Dekorasi yang tidak perlu dimasukkan ke dalam ranah PubDok.